E-DS : moderniser la dématérialisation des déclarations de succession dans les études notariales

La profession notariale en France est en pleine transformation numérique. La dématérialisation des déclarations de succession représente un enjeu majeur pour les études : réduire les délais, sécuriser les données et améliorer la productivité. La solution E-DS, intégrée à notre logiciel de rédaction d’actes, permet désormais aux études notariales d’envoyer leurs déclarations sous forme de flux XML directement vers les services de la DGFiP. Cet article présente les avantages de cette solution et les bonnes pratiques pour sa mise en œuvre dans une étude.

1 | Contexte : la dématérialisation des déclarations de succession

Traditionnellement, les déclarations de succession nécessitaient de nombreuses saisies manuelles et échanges papier avec l’administration fiscale, exposant les études à plusieurs difficultés :

• délais allongés pour la transmission des informations
• risque d’erreurs et incohérences dans les données
• traçabilité limitée et sécurité juridique insuffisante

La solution E-DS permet de répondre à ces enjeux grâce à l’envoi automatique des données au format XML vers la DGFiP, garantissant conformité et fiabilité.

2 | Validation par la profession notariale

Après plusieurs dépôts réalisés avec succès, la profession notariale a validé le Lot 1 (DS non payantes) de la solution E-DS. Cette étape marque :

• la reconnaissance par les instances notariales de la fiabilité et de la conformité de la solution
• le début d’une phase pilote dans plusieurs études, première étape vers une généralisation progressive de l’usage

Cette validation est le fruit d’un travail collectif, en collaboration étroite avec les études notariales et les instances représentatives.

3 | Avantages concrets pour les études notariales

La mise en œuvre d’E-DS apporte des bénéfices tangibles au quotidien des études :

1. Démarches simplifiées : dépôt dématérialisé permettant de réduire les délais et les formalités administratives.
2. Productivité accrue : limitation des tâches répétitives et traitement d’un plus grand nombre de dossiers.
3. Sécurité juridique renforcée : données protégées, actes horodatés et tracés, respect des exigences réglementaires.

4 | Bonnes pratiques pour intégrer E-DS dans une étude

Pour tirer pleinement parti de la dématérialisation des déclarations de succession, il est recommandé de :

• former l’ensemble du personnel à la solution et aux procédures
• établir un contrôle qualité interne avant envoi à la DGFiP
• intégrer la solution au flux de travail habituel pour éviter les doubles saisies
• assurer l’archivage sécurisé et traçable des actes et déclarations

5 | Rôle clé de l’intégration avec un logiciel de rédaction d’actes

L’intégration de E-DS dans un logiciel de rédaction d’actes permet :

• centralisation des données et des actes
• génération automatisée des flux XML conformes
• réduction des risques d’erreurs
• gain de temps significatif pour les collaborateurs

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6 | Conclusion

La validation du Lot 1 d’E-DS confirme la capacité des études notariales à moderniser leurs pratiques tout en respectant la conformité réglementaire. La solution permet de gagner en productivité, de sécuriser les démarches et d’intégrer de manière fluide la dématérialisation dans le flux de travail d’une étude.

Cette étape constitue un jalon clé vers la généralisation de l’e-déclaration, renforçant la modernisation et la digitalisation des outils de la profession notariale.