Réussir une réunion : ça se travaille

Les réunions sont le lot de nombreuses entreprises. Toutefois, il arrive très souvent que celles-ci ne soient pas productives ou ne permettent pas d’avancer comme elles le devraient. Pour réussir à mener une réunion constructive, il n’y a pas de secret : il faut la préparer. Et cela, en amont comme en aval.

Avant la réunion

Une bonne réunion doit être préparée. Le sujet doit être clair, défini pour tous les participants. Cela permet de gagner en efficacité : les personnes présentes lors de la réunion peuvent ainsi prévoir leurs interrogations, ou même des éléments de réponse.

D’ailleurs, il est aussi important de bien sélectionner les intervenants à une réunion. Chacun doit pouvoir trouver facilement sa place lors d’un tel échange. Le sujet choisi doit être adapté aux participants pour qu’ils n’aient pas l’impression de perdre leur temps. De plus, rien ne sert de convoquer trop de personnes : cela pourrait empêcher les débats d’avancer. Attention toutefois à avoir un nombre de participants suffisant pour que la réunion soit constructive.

Bien souvent, la réunion est dirigée par un leader. Il est important de bien le choisir pour que les échanges soient animés et productifs. Un orateur charismatique pourra aussi éviter les luttes d’influence, et garder le contrôle du groupe pour réussir à répondre à l’ordre du jour.

Lors de la réunion

Pour bien commencer la réunion, un petit rappel des réunions précédentes sur le même thème, ne serait-ce que des conclusions, est conseillé. Cela permet d’éviter de piétiner voir de reculer lors de ces entretiens collectifs en évitant les redites.

Rendez les échanges dynamiques et agréables. Pour cela, laissez à chacun la possibilité d’intervenir et de partager ses idées, en essayant de ne pas laisser un participant prendre le dessus et écraser les autres.

N’oubliez pas de prendre en note les points évoqués qui vous paraissent importants. Cela vous aidera par la suite pour rédiger un compte-rendu complet.

En fin de réunion, n’hésitez pas à rappeler les actions retenues mais aussi à attribuer les futurs rôles aux différents chefs de service.

Après la réunion

Il ne faut pas négliger l’après-réunion. Il est important de rédiger un compte-rendu avec notamment les axes de travail évoqués pendant cette séance de travail. Il sera à transmettre à tous les participants pour qu’ils puissent mettre en place les actions décidées plus facilement.

De plus, ce compte-rendu pourra vous aider pour la préparation des prochaines réunions. Il doit vous permettre de mettre en avant des sujets laissés de côté lors de précédents entretiens mais aussi d’évaluer l’avancement de chaque projet entre les réunions.