La dématérialisation des actes authentiques : le notariat à la pointe de la technologie !

L’acte authentique électronique, aussi connu sous l’acronyme AAE, a été lancé par le notariat en 2008. Aujourd’hui, deux tiers des offices notariales l’utilise.

À l’origine, un acte authentique doit être signé par chaque partie prenante de l’acte et leur notaire respectif. À l’air du numérique et de la dématérialisation, l’acte authentique, dans un souci d’efficacité et de rapidité, peut se faire sur support électronique. Dorénavant, l’acte électronique est admis en preuve au même titre que l’acte sur support papier puisqu’il garantit les mêmes conditions de sécurité et de fiabilité.

L’impact écologique de l’AAE est, aussi, loin d’être négligeable : en France, il y a 15 842 notaires (chiffre officiel au 30 novembre 2020) qui réalisent environ 500 actes par an chacun, sachant qu’un acte et ses annexes représentent plus ou moins 80 pages, cela fait donc 633 millions de pages de papier économisées !

De plus, avec la crise sanitaire actuelle, les métiers du notariat, comme de nombreux autres, doivent recourir au télétravail. La signature électronique représente donc une véritable opportunité en permettant de faire signer des documents à distance de manière légale, sécurisée et dans le respect des gestes barrières.

LA DÉMATÉRIALISATION DE LA SIGNATURE DE L'ACTE AUTHEN.TIC…

AUTHEN.TIC intègre un module spécifique de signature électronique. Il s’agit, d’ailleurs, du premier logiciel à avoir obtenu la labélisation pour la signature d’actes en mobilité (Label AAE obtenu le 30 avril 2015). L'authenticité de la signature, garantie par la clé RÉAL, permet le dépôt des actes au MICEN, qui assure la conservation centralisée de l'ensemble des actes dématérialisés au niveau national. Le minutier central électronique des notaires est capable de stocker des milliers d'actes authentiques sur support électronique quotidiennement et de les conserver au moins 75 ans avant de les verser aux archives départementales.

L’acte authentique électronique est une véritable révolution dans le monde du notariat proposant de multiples avantages autant pour le notaire que pour ses clients :

• Rapidité de traitement et sécurité de la conservation des pièces automatisées ;
• Souplesse d'usage permettant la gestion et la modification de l'acte en cours de signature, l'ajout d'annexes ou l'ajout d'un nouvel intervenant ;
• Gain de place par le biais de l'archivage automatisé ;
• Fluidité des échanges entre les notaires et les clients ;
• Des actes authentiques électroniques sécurisés via la clé RÉAL;
• Gain de temps puisque quelques minutes suffisent pour signer un acte notarial électronique contre 20 à 30 minutes pour un acte papier.

… MAIS AUSSI, LA SIGNATURE À DISTANCE EN VISIOCONFÉRENCE

Désormais, un acte peut être signé en comparution par écrans interposés, plus communément appelé visioconférence. Cette pratique permet aux notaires avec leurs clients de poursuivre leur activité à distance. Dans le cadre de la vente d’un bien, par exemple, le vendeur et son notaire peuvent très bien se trouver à Lille alors que l’acheteur et son notaire peuvent être à Bordeaux. Ils n’ont, donc, plus besoin d’être présent au même endroit pour signer l’acte.

Ce service supplémentaire AUTHEN.TIC, facilite les rendez-vous de signature et de préparation de dossiers ; ce qui représente un gain de temps, de productivité et de disponibilité considérable. Ainsi, la visioconférence permet une signature immédiate et en direct de l’acte authentique.

Découvrez comment fonctionne la signature à distance en visioconférence grâce au logiciel AUTHEN.TIC, homologué depuis 2017 

Mobilité, proximité et simplicité : la signature électronique et la visioconférence sont les outils qu’il faut posséder à l’heure du tout numérique !